Au fil des ans, le concept de coworking a gagné en popularité à mesure que la nature du travail évoluait. L’explosion des startups, l’essor des métiers créatifs et technologiques, ainsi que la montée en puissance des travailleurs indépendants ont contribué à la prolifération de ces espaces à travers le monde. Cependant, c’est avec la pandémie de Covid-19 que le phénomène a réellement pris son essor. La crise sanitaire a bouleversé les modes de travail traditionnels, poussant de nombreuses entreprises à adopter le télétravail. Aujourd’hui, les espaces de coworking ne sont plus simplement des bureaux partagés. Ils sont devenus des écosystèmes complets où la flexibilité, la collaboration et l’innovation sont au cœur de l’expérience de travail. Plongez avec nous dans cet univers et découvrez comment réussir la création d’un espace de coworking.
Pourquoi procéder à la création d’un espace de coworking ?
La création d’un espace de coworking répond à une demande croissante de flexibilité et de collaboration dans le monde professionnel moderne, offrant un environnement dynamique et stimulant propice à la productivité et à l’innovation.
Les avantages pour les travailleurs et le quartier
En plus de fournir un lieu de travail flexible et économique, ces espaces encouragent la créativité et la collaboration entre professionnels de divers horizons. Ils permettent également de rompre l’isolement que peuvent ressentir les travailleurs indépendants et de bâtir un réseau professionnel solide.
Que cela soit pour créer un tout nouvel espace pour répondre aux besoins des travailleurs nomades ou une façon d’optimiser une partie inutilisée de vos locaux, la création d’un espace de coworking peut réellement dynamiser tout un quartier en stimulant l’économie locale, créant des emplois et augmentant la fréquentation des commerces environnants.
La rentabilité pour les gérants
La rentabilité de la création d’un espace de coworking par rapport à une entreprise traditionnelle dépend de plusieurs facteurs, notamment la flexibilité, la diversification des revenus et les coûts d’infrastructure partagés. Les espaces de coworking bénéficient de contrats flexibles et de sources de revenus variées, ce qui peut offrir une stabilité financière et réduire les coûts d’exploitation grâce aux économies d’échelle. Toutefois, les coûts initiaux élevés, la compétition intense et la variabilité de la demande représentent des défis significatifs.
Les entreprises traditionnelles, bien que plus stables en termes de coûts et de revenus, manquent de la flexibilité offerte par les espaces de coworking. Ainsi, la création d’un espace de coworking bien géré, avec une bonne localisation et une forte demande, peut être plus rentable, à condition de maintenir un taux d’occupation élevé et de contrôler les coûts.
Se lancer dans la création d’un espace de coworking en indépendant ou rejoindre un réseau ?
Choisir entre se lancer seul dans la création d’un espace de coworking ou rejoindre un réseau en devenant une filiale dépend de plusieurs facteurs tels que les ressources disponibles, l’expérience et les objectifs commerciaux.
Se lancer seul offre une indépendance totale, permettant de créer un espace qui reflète votre vision et de bénéficier entièrement des profits sans avoir à les partager. Cependant, cela comporte un risque financier élevé et nécessite une solide compréhension des aspects opérationnels et commerciaux, ce qui peut être un défi sans expérience préalable. La personnalisation complète et la flexibilité sont des avantages significatifs, mais le manque de reconnaissance immédiate et de réseau peuvent rendre la tâche plus ardue.
Rejoindre un réseau, en revanche, apporte un soutien précieux, des ressources et une reconnaissance de marque établie, facilitant l’attraction des membres lors de votre création d’espace de coworking. Les avantages incluent l’accès à des formations, un soutien marketing et une gestion opérationnelle optimisée, ainsi qu’un réseau élargi pour des collaborations potentielles. Cependant, cette option impose des contraintes en termes de flexibilité et de personnalisation, et nécessite de partager une partie des profits avec le réseau.
La dépendance vis-à-vis du succès du réseau et le respect de ses directives peuvent également limiter votre autonomie. Le choix final dépend de votre tolérance au risque, de votre désir d’indépendance et des ressources dont vous disposez pour réussir.
Analyser la demande pour la création d’un espace de coworking
Analyser la demande pour la création d’un espace de coworking est une étape essentielle pour comprendre les besoins et les attentes des travailleurs modernes, ainsi que pour évaluer la viabilité et le potentiel de succès d’un tel projet dans le contexte local.
Définir la clientèle cible
Pour réaliser la création d’un espace de coworking attrayant, il est crucial d’identifier la clientèle cible. Cette clientèle peut être variée, incluant plusieurs profils professionnels :
- freelances : travailleurs indépendants à la recherche d’un environnement de travail professionnel et d’opportunités de réseautage
- startups : jeunes entreprises nécessitant des espaces flexibles pour se développer sans les contraintes d’un bail commercial à long terme
- télétravailleurs : employés d’entreprises travaillant à distance qui ont besoin d’un espace distinct de leur domicile pour maintenir un équilibre travail-vie personnelle
- PME (Petites et Moyennes Entreprises) : entreprises de taille moyenne recherchant des solutions de bureau flexibles pour leurs équipes
Chacune de ces catégories à des besoins et attentes spécifiques qu’il est essentiel de comprendre pour concevoir efficacement la création d’un espace de coworking :
- une bonne connectivité internet
- des espaces modulables pour des équipes en croissance rapide, d’installations de réunion, d’un accès à des ressources partagées et parfois de services de mentoring
- un espace de travail calme et ergonomique
- des options de location à plus ou moins court terme
- des services supplémentaires comme la gestion du courrier et l’accueil
Faire un état de la concurrence et du marché
État actuel du marché du coworking
Le marché du coworking a connu une croissance exponentielle ces dernières années, mais il est essentiel de comprendre son état actuel avant de lancer dans l’aventure. Il vous faut ainsi identifier les tendances mondiales dans le coworking, comme l’augmentation des espaces hybrides, l’adoption de nouvelles technologies pour faciliter le travail à distance, et l’accent sur le bien-être et la durabilité. Examinez les statistiques actuelles concernant l’occupation des espaces de coworking, les taux de croissance annuels, et les segments de marché les plus dynamiques.
Analyse du marché local
Il est indispensable de réaliser une analyse approfondie du marché local pour évaluer la viabilité de la création d’un espace de coworking. Cela comprend une étude démographique et une évaluation économique, y compris les niveaux de revenu et la croissance des petites entreprises ainsi que les initiatives locales de soutien aux entrepreneurs.
Concurrence locale
Pour se démarquer, une analyse détaillée de la concurrence locale est indispensable. Pour ce faire, réalisez une cartographie des concurrents, avec leurs offres, tarifs et les points de différenciation. N’hésitez pas à utiliser les avis et les témoignages d’utilisateurs actuels des espaces concurrents pour comprendre ce qui fonctionne bien et les points de frustration potentiels.
Planifier la création de l’espace de coworking
Planifier la création de l’espace de coworking implique une réflexion approfondie sur le concept, le choix de l’emplacement, les services offerts et l’aménagement ergonomique, afin de créer un environnement attrayant et fonctionnel qui répond aux besoins variés des utilisateurs. N’hésitez pas à faire appel à une agence d’architecture pour vous accompagner dans ce projet.
Définir le concept de la création de l’espace de coworking
La définition du concept lors de la création d’un espace de coworking est une étape essentielle qui influencera à la fois l’attrait de votre espace et la satisfaction de vos clients. Voici quelques exemples de concepts qui existent :
- l’approche industrielle : une ambiance moderne et dynamique, attrayante pour les jeunes professionnels et les entreprises technologiques mais qui peut sembler froide ou impersonnelle pour certains utilisateurs
- l’approche conviviale : elle favorise le bien-être et la convivialité, et attire une clientèle diversifiée. Mais elle peut manquer de professionnalisme pour certains types de clients
- l’approche conventionnelle : elle offre une configuration plus traditionnelle, avec des bureaux fermés et des salles de réunion bien définies. Ce type d’espace est parfait pour les PME et les professionnels qui cherchent un environnement de travail structuré et formel
- le café-coworking : l’ambiance y est détendue, et on accède facilement et rapidement à de quoi se sustenter. Cela peut néanmoins être plus bruyant que les autres espaces
… et de nombreux autres ! A vous de vous renseigner sur ce qui existe, ce qui pourrait exister et ce qui est viable pour votre projet. Vous pourriez par exemple vous pencher sur la création d’un espace de coworking conçu pour les travailleurs qui souhaitent amener leurs animaux de compagnie, mais cela nécessitera une gestion supplémentaire. Chaque concept présente ses propres avantages et inconvénients. Le choix du concept doit être guidé par une analyse approfondie des besoins et des attentes de votre clientèle cible, ainsi que par une évaluation de la concurrence locale et des tendances du marché.
Choisir un emplacement stratégique
La sélection de l’emplacement doit être basée sur une compréhension approfondie des besoins de votre clientèle cible et des dynamiques locales du marché. Un bon emplacement peut attirer plus de clients et garantir une utilisation optimale de l’espace.
Analysez les zones avec une forte concentration de professionnels indépendants, de startups, et de petites entreprises et optez pour un emplacement facilement identifiable et visible, de préférence dans une zone avec un flux piétonnier élevé. Votre création d’espace de coworking doit être facilement accessible pour attirer un grand nombre de clients potentiels.
Privilégiez un emplacement bien desservi par les transports en commun (bus, métro, tramway) pour faciliter l’accès des membres, ainsi qu’un espace de stationnement suffisant pour les utilisateurs de vélos et de voitures. Vérifiez également que votre espace est accessible aux personnes à mobilité réduite. Le quartier où se trouve votre projet de création d’espace de coworking peut avoir un impact significatif sur l’expérience des utilisateurs. Ainsi, privilégiez un emplacement à proximité de cafés, restaurants, banques, mais aussi des espaces verts et autres services qui peuvent être utiles aux membres, dans un quartier sûr et bien éclairé.
Définir les services à disposition
Pour que la création de l’espace de coworking soit attractive et réponde aux besoins variés de ses utilisateurs, il vous faudra proposer une gamme complète de services.
Des zones de détente et de socialisation
Des espaces dédiés à la détente et à la socialisation sont indispensables pour créer un environnement de travail équilibré et agréable:
- espaces lounge : une zone avec des canapés confortables et des fauteuils où les membres peuvent se détendre et échanger
- sanitaires : des sanitaires propres et bien entretenues, accessibles facilement depuis toutes les zones de travail
- espace cuisine : un espace un minimum équipé (micro-onde, évier, réfrigérateur, machine à café, distributeur…) où les membres peuvent se restaurer
Les équipements
Des équipements modernes et des technologies de pointe sont essentiels pour garantir la productivité des membres :
- des imprimantes et des scanners de haute qualité accessibles à tous les membres
- des équipements audiovisuels (projecteurs, écrans, et systèmes de son) pour les présentations et les réunions
- un système de réservation en ligne pour réserver des salles de réunion et des équipements
Le mobilier de bureau
Le mobilier doit avant tout être ergonomique et confortable, tout en étant capable de s’adapter aux besoins variés des utilisateurs. Optez donc pour des postes de travail offrant entre 4 et 7 m² par personne, équipés de bureaux et de chaises ergonomiques. L’ajout de casiers ou espaces de rangement sécurisés pour les effets personnels des membres est donc un atout.
Côté technologie
Une connexion internet rapide et fiable est fondamentale pour toute création d’espace de coworking. Vous aurez besoin de connexions internet robustes et rapides, avec des options de Wi-Fi et de connexion câblée, ainsi qu’une assistance informatique disponible pour résoudre rapidement les problèmes techniques.
Des salles de réunions et de conférences
Des salles de réunion et des espaces de conférence bien équipés sont essentiels pour les interactions professionnelles. Prévoyez ainsi des espaces de différentes tailles, modulables et équipés pour les réunions, les conférences téléphoniques et les présentations. Faites en sorte que la conception des salles permette une transformation facile en fonction des besoins événementiels.
La domiciliation d’entreprise
Offrir un service de domiciliation d’entreprise peut attirer des startups et des PME. Vous pouvez notamment proposer une adresse pour la réception de courrier et de colis. Il est également possible d’établir un service de gestion pour les réceptions, avec notification des membres.
Le stationnement
Un bon stationnement est essentiel pour les membres qui viennent en voiture ou à vélo. Veillez donc à ce qu’il y ait suffisamment de places de stationnement pour les membres, idéalement sécurisés et proches de l’entrée.
Penser à l’ergonomie et au confort de l’espace
L’espace intérieur doit favoriser une atmosphère de travail positive tout en reflétant le concept général votre création d’espace de coworking.
Utilisez ainsi des couleurs apaisantes, des matériaux naturels et une décoration harmonieuse pour créer un environnement visuellement plaisant, tout en maximisant l’utilisation de la lumière naturelle pour améliorer le bien-être et la productivité des membres. L’ergonomie est aussi essentielle pour prévenir les problèmes de santé liés à une mauvaise posture et pour assurer le confort des membres sur de longues périodes de travail. Optez donc pour des chaises ajustables, des bureaux réglables en hauteur, et des supports pour moniteurs, et disposez les espaces de manière à permettre des mouvements fluides et à éviter les encombrements.
Proposez aussi des accessoires tels que des repose-pieds, des tapis de souris ergonomiques et des lampes de bureau ajustables. Il faudra également offrir une diversité d’espaces de travail pour répondre aux différentes préférences et besoins des membres. Installez des postes de travail individuels où les membres peuvent se concentrer sans distractions ainsi que des espaces de travail collaboratifs et des zones de silence réservés pour ceux qui ont besoin de calme pour se concentrer.
Le choix entre des open spaces et des bureaux fermés doit être basé sur les besoins de la clientèle cible et les types d’activités prévues. Un open space favorise la collaboration et l’interaction entre les membres, idéal pour les startups et les équipes de projet. Vous pouvez aussi aménager des cloisons ou des séparateurs acoustiques pour réduire le bruit et offrir un minimum d’intimité. Des bureaux fermés fournissent plus d’intimité et sont donc adaptés pour les réunions confidentielles, les appels téléphoniques importants, ou pour ceux qui préfèrent un espace de travail plus tranquille.
Penser aux aspects financiers et juridiques
Penser aux aspects financiers et juridiques est crucial pour garantir la viabilité et la conformité de votre création d’espace de coworking, en couvrant les coûts initiaux et récurrents, en explorant les options de financement, et en assurant le respect des réglementations et des obligations légales.
Élaborer le budget de la création de l’espace de coworking
Élaborer un budget détaillé est une étape cruciale pour assurer la viabilité financière de votre création d’espace de coworking. Les coûts de création d’un espace de coworking peuvent varier considérablement en fonction de plusieurs facteurs tels que l’emplacement, la taille, le concept choisi et les services proposés.
Les coûts initiaux
Voici les principaux coûts initiaux à prendre en compte :
- l’acquisition ou la location du local : le prix d’achat ou le premier loyer ainsi que le dépôt de garantie
- la rénovation et l’aménagement : les travaux de rénovation, la décoration intérieure, l’installation de mobilier et d’équipements
- l’équipement et les technologies : l’achat de matériel informatique, des équipements de bureau, des systèmes de sécurité et de communication
- les frais administratifs et juridiques : les frais de création d’entreprise, les honoraires d’avocats, et les permis nécessaires
Les coûts récurrents
Il faut également tenir compte des coûts récurrents :
- le loyer : le paiement mensuel ou trimestriel
- les services publics : l’électricité, l’eau, le chauffage et internet
- l’entretien et la maintenance : le nettoyage, les réparations et la maintenance des équipements
- le personnel : les salaires des employés, y compris le personnel de réception, de nettoyage et de maintenance
- le marketing et la publicité : les coûts associés à la promotion de l’espace de coworking pour attirer de nouveaux membres
- les assurances : les assurances pour le local, les équipements et la responsabilité civile
Le financement de la création de l’espace de coworking
Financer la création d’un espace de coworking peut nécessiter une combinaison de différentes sources de financement. Voici quelques options à explorer :
- l’épargne personnelle : utilisez vos propres fonds pour couvrir les coûts initiaux
- les proches : vous pouvez solliciter des prêts ou des investissements de la part de proches
- les investisseurs : cherchez des investisseurs individuels prêts à investir dans des projets prometteurs, collaborez avec des fonds de capital-risque qui investissent dans des entreprises à fort potentiel de croissance, ou faites usage de plateformes de financement participatif pour lever des fonds auprès de la communauté.
- les prêts bancaires : faites une demande de prêt à une banque ou à une institution financière pour couvrir les coûts initiaux et obtenez une ligne de crédit pour financer les dépenses courantes
- les aides possibles : faites des recherches sur les subventions offertes par les gouvernements locaux, régionaux ou nationaux pour soutenir les nouvelles entreprises, ou participez à des programmes qui offrent à la fois du financement et du mentorat pour les startups
Être au point sur la législation
Les murs peuvent appartenir à une Société Civile Immobilière (SCI). La structure juridique de votre entreprise déterminera son régime fiscal et les obligations sociales des dirigeants :
- Société à Responsabilité Limitée (SARL) : les associés sont responsables à hauteur de leurs apports, ils sont considérés comme travailleurs non salariés (TNS)
- Société par Actions Simplifiée (SAS) : la responsabilité est limitée aux actions détenues par chaque associé qui sont considérés comme des assimilés salariés
Les espaces de coworking sont considérés comme des Établissements Recevant du Public (ERP) et doivent donc respecter des normes spécifiques, dont celles du code du travail, :
- la sécurité : le respect des règles de sécurité incendie, de plan d’évacuation, de signalétique appropriée, des alarmes et des extincteurs
- l’accessibilité : la conformité aux normes d’accessibilité pour les personnes à mobilité réduite
- l’éclairage et la ventilation : le respect des normes d’éclairage et de la qualité de l’air pour garantir un environnement de travail sain et sécurisé
- l’électricité : la conformité aux normes électriques pour éviter les risques d’incendie et d’électrocution
- l’hygiène : le maintien des espaces communs (sanitaires, cuisine) selon les standards d’hygiène
Aussi, établir des contrats clairs et juridiquement solides est essentiel pour la création d’un espace de coworking. Assurez vous donc d’être au point sur votre contrat de location ou vos accords de service offerts aux membres, incluant les responsabilités et les obligations de chaque partie. Il vous faudra également souscrire aux assurances adéquates pour protéger votre entreprise et vos membres :
- une assurance responsabilité civile : elle couvre les dommages matériels ou corporels causés aux tiers dans les locaux
- une assurance multirisque professionnelle : elle protège contre les risques divers (incendie, vol, dégâts des eaux)
- une assurance des équipements : elle couvre les pertes et dommages des équipements de bureau
Définir le fonctionnement financier une fois l’espace créé
Commencez par déterminer le seuil de rentabilité. Le modèle économique de votre création d’espace de coworking doit être clair et bien structuré pour garantir une croissance durable. En prenant en compte les différents coûts mensuels et les prix pratiqués par la concurrence, il faudra définir les types d’abonnements et leurs tarifs pour votre espace de coworking. Vous pouvez proposer des abonnements mensuels, avec accès illimité à l’espace, ou annuels, avec des tarifs réduits pour ceux qui s’engagent sur de longues périodes, qui incluent l’accès à toutes les installations et services, mais aussi une formule à la carte avec des services individuels facturés à l’utilisation qui offrent plus de flexibilité aux membres occasionnels. Vous pouvez décider d’établir des pass journaliers ou des pass horaires, ainsi que des services additionnels payant tels que :
- la location de salles de réunion et d’événements
- les services de secrétariat et d’assistance administrative : gestion du courrier, prise de rendez-vous…
- la vente de produits et services annexes : boissons, snacks ou équipements de bureau à la vente
- l’espace publicitaire : vendre des espaces publicitaires à des entreprises locales ou des partenaires
Gérer le nouvel espace de coworking
S’occuper du nouvel espace de coworking nécessite une organisation efficace, une attention particulière à l’expérience des membres, et des efforts continus pour dynamiser la communauté, tout en veillant à une administration fluide et à l’animation régulière de l’espace pour garantir la satisfaction et la fidélisation des utilisateurs.
Gérer le branding et le marketing
Une identité visuelle forte et cohérente aide à distinguer votre espace de coworking de la concurrence et à attirer les membres. Développez une identité de marque qui reflète les valeurs et la mission de votre espace de coworking, avec un logo professionnel, un site web user-friendly et des supports marketing tels que des brochures, des cartes de visite et des affiches. Assurez ainsi une cohérence visuelle à travers tous les supports.
La présence en ligne est également importante. Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir votre espace et mettre en place des campagnes de marketing digital incluant le SEO, la publicité en ligne et le content marketing.
Vous pouvez aussi établir des programmes de parrainage où les membres existants peuvent recommander de nouveaux membres en échange de récompenses, et proposer des offres spéciales comme des réductions pour les nouveaux membres ou des tarifs préférentiels pour les inscriptions anticipées, ainsi que des essais gratuits pour permettre aux prospects de découvrir les avantages de votre espace de coworking avant de s’engager.
Gérer l’organisation
Il faudra mettre en place des processus administratifs solides pour assurer le bon fonctionnement de votre création d’espace de coworking et assurer une expérience utilisateur exceptionnelle pour fidéliser les membres et attirer de nouveaux utilisateurs. Pensez à mettre en place un système pour recueillir régulièrement les retours des membres et servez vous en pour apporter des améliorations continues et répondre aux besoins des utilisateurs.
Enfin, créer une communauté dynamique et engageante est crucial pour le succès à long terme de votre création d’espace de coworking. Organisez régulièrement des événements, des ateliers et des formations pour les membres. Ces activités peuvent inclure des sessions de networking, des conférences, des ateliers pratiques et des séances de mentorat. Encouragez les membres à interagir et à collaborer entre eux. Facilitez les opportunités de réseautage en créant des groupes de discussion, des forums en ligne, et des événements sociaux.
Pour conclure
La création d’un espace de coworking est une aventure passionnante et enrichissante, mais qui nécessite une planification minutieuse et une compréhension approfondie des besoins de la communauté cible. Pour réussir dans ce domaine, il est essentiel d’adopter une approche flexible et innovante, en restant attentif aux évolutions du marché et aux retours des membres. L’aménagement d’un environnement de travail ergonomique et stimulant, combiné à une stratégie de communication efficace, constitue la clé pour attirer et fidéliser une clientèle diversifiée.
Un espace de coworking bien conçu ne se contente pas de fournir des bureaux partagés; il crée une véritable communauté où les idées fusent et où les collaborations naissent. Il s’agit de construire un lieu où les professionnels se sentent inspirés, connectés et soutenus dans leur parcours. La création d’un espace de coworking peut non seulement transformer la manière dont les gens travaillent, mais aussi contribuer à dynamiser l’économie locale et à promouvoir l’innovation. À mesure que le monde du travail continue d’évoluer, les espaces de coworking représentent une réponse flexible et moderne aux besoins des travailleurs de demain.