Un bon aménagement de bureaux est primordial pour travailler correctement. Il est important qu’un lieu de travail donne justement envie de travailler. Si tu souhaites refaire l’aménagement de tes bureaux, il est naturel de te renseigner pour réussir ton projet.
Notre guide te renseignera sur tous les différents moyens de correctement réaliser ton aménagement de bureaux. Tu en sauras plus sur les techniques et méthodes à appliquer pour créer un environnement de travail sain et productif.
Des employés qui se sentent à l’aise à leur bureau travailleront forcément avec plus d’enthousiasme et seront motivés. C’est pourquoi il est important de bien prendre en compte les besoins de ceux-ci pour ton aménagement de bureaux. En effet, il ne faut pas penser qu’il s’agit des mêmes travaux que pour l’aménagement de bureau personnel. De plus certains travaux peuvent t’offrir une aide à la rénovation.
Nous te donnerons toutes les bonnes raisons pour faire tes travaux d’agencement de bureaux. Et enfin d’article tu trouveras toutes les notions à respecter pour assurer un environnement de travail sain et productif pour tes employés.
Aménagement de bureaux et agencement, de quoi parle-t-on ?
Lorsque l’on parle d’agencement d’espace professionnel et d’aménagement de bureaux il est normal d’être dérouté. Toutes ces données n’étaient pas forcément prises en compte il y a encore quelques années. Aujourd’hui, ces considérations ont grandement évolué et il est devenu commun de se préoccuper de l’aménagement de bureaux. On évoque aussi l’agencement de locaux professionnels. C’est-à-dire que l’on se préoccupe aussi bien de l’aménagement des installations que de l’agencement de celles-ci dans l’espace. Il est loin le temps des deux placards, de la chaise et de la table.
De nos jours, on cherche à créer un espace à la fois pratique, agréable et ouvert. Pour cela les travaux d’aménagement de bureaux sont devenus courants. Aussi bien sur l’aspect décoratif qu’architectural.
Les nouvelles générations d’employés, qui en représenteront la majorité d’ici quelques années, se préoccupent énormément de leurs conditions de travail. Difficiles à fidéliser et à motiver, les employeurs font de leur mieux pour les contenter. Aussi il est important de ne pas rester à la traîne. Au risque de ne pas réussir à conserver ta main-d’œuvre.
Aménagement de bureaux, qu’est-ce ?
L’aménagement de bureaux comporte plusieurs points entièrement complémentaires. C’est-à-dire que tu ne parviendras pas à un agencement de bureau complet en en omettant l’un ou l’autre.
Le space planning
Le space planning, ou planificateur d’espace en français, est un courant d’optimisation de l’espace dans les entreprises. Le but étant de réaliser un aménagement de bureaux favorable à la modularité et à la connexion entre les différents services d’un même local professionnel. L’idée étant que dans le cas d’un déménagement, l’entreprise puisse réduire ses frais. Aujourd’hui, le space planning correspond aux plans de l’agencement des bureaux. Attention, il ne s’agit pas de plans de travaux. Le space planning est un plan qui correspond à l’agencement des différentes salles, des bureaux, des lieux de repos et des installations.
Pour t’en faire une meilleure représentation, imagine-toi tracer grossièrement le plan de ton appartement. Maintenant prépare des morceaux de papiers qui correspondent chacun à des meubles. Le space planning consiste à les agence de la façon la plus pratique et agréable possible. Comme quand tu réfléchis à la disposition de tes meubles avant de déménager.
Les travaux d’aménagement et de rénovation
Lorsque tu prévois un nouvel aménagement de bureaux, il faut aussi penser aux travaux qui seront nécessaires. En effet, tu risques de devoir rénover la peinture, les plafonds, les sols, l’installation électrique et même la plomberie. Tous ces éléments ne seront peut-être pas forcément adaptés à ton nouvel aménagement de bureaux. Par exemple, si tu as besoin d’une salle de réunion, il faut que les installations correspondent. Potentiellement il faudra même la multiplier s’il a été déterminé que plusieurs salles seront utiles. Il en va de même pour la plomberie, etc.
Ces travaux visent aussi bien à renforcer l’aspect pratique de ton local professionnel que le confort.
La sélection des meubles de bureau
De nos jours il existe des centaines si ce n’est des milliers de design différents pour ton mobilier de bureau. Pour ton aménagement de bureaux tu peux tout à fait faire une sélection qui plaira à tes employés. Aussi bien sur le plan esthétique qu’ergonomique. Il est important de bien soucier du confort de tes employés. Si ceux-ci ont des douleurs musculaires à cause d’un mauvais positionnement, ce n’est pas ce qui les motivera à se réveiller le matin et à venir travailler. Si un employé fait régulièrement des pauses pour rester concentré, devoir en faire pour soulager la tension dans ses muscles n’est pas un moment de plaisir au bureau. Un bon aménagement de bureaux prendra forcément en compte son confort de travail.
Des meubles de bureaux peuvent aussi conjuguer confort et utilité. Sélectionner le bon mobilier peut te permettre même d’en prendre moins et de gagner de l’espace. Des combinés bureau-étagère ou bureau-bibliothèque sont assez courant. Sans même parler des fameux partner desk, ces grands bureaux larges faits pour travailler en binôme.
La décoration et l’appropriation de ton local professionnel
Nous l’évoquions, la génération actuelle est difficile à fidéliser. Elle a tendance à rapidement s’ennuyer et donc à changer de poste ou de société pour rester motivée. Afin d’éviter la fuite de tes collaborateurs, la meilleure solution est de les faire adhérer à ta culture d’entreprise. Pour cela, il faut créer un environnement de travail auquel ils puissent s’identifier. Et cette culture d’entreprise passe forcément par la décoration et la personnalisation de ton aménagement de bureaux. Si un employé se sent bien par rapport à l’esthétique de son cadre de travail, il sera moins enclin à être séduit par un autre.
Cela peut aussi se faire en laissant les employés participer à la décoration des lieux. C’est le meilleur moyen pour eux de s’approprier leur espace de travail. Ainsi, ils pourront réellement se sentir comme faisant partie prenante de l’entreprise
Comment faire un aménagement de bureaux ?
Il y a deux façons différentes de réaliser un aménagement de bureaux. Le premier est de le réaliser en interne. Le second est de faire appel à des professionnels dédiés. Cependant, ce choix n’est pas simplement dicté par une simple envie. En effet, l’aménagement de bureaux est une opération lourde qui nécessite beaucoup de réflexion. Si tu peux laisser tes employés décider de certaines parties mineures, concernant le gros, il faut quelqu’un pour cadrer ton projet.
Aménagement de bureaux en interne
Pour une petite structure allant jusqu’à environ dix employés, il est possible de réaliser tes travaux d’aménagement de bureaux en interne. Le nombre de postes de travail et l’espace de ton local professionnel étant suffisamment limités.
Néanmoins, à vouloir faire l’économie d’un professionnel, tu risques de rater des éléments importants de ton aménagement de bureaux. Tout le monde ne peut pas s’improviser architecte d’intérieur. Entre les plans, l’installation électrique, la plomberie, l’éclairage, les réseaux, etc. à refaire, il est aisé de s’y perdre.
Aménagement de bureaux en externe
Faire appel à un architecte d’intérieur a de nombreux avantages. Déjà, si ton entreprise dépasse les dix employés, l’espace à aménager nécessitera une vision globale de tes travaux d’aménagement de bureaux. Un architecte t’apporte sa vision, son expertise et ses compétences. De plus, il connaît et maîtrise les bonnes pratiques d’agencement de locaux professionnels.
Comme tu le sais, le code du travail est très strict et dispose des conditions de travail des employés. Une entreprise qui réalise l’agencement de locaux professionnels doit respecter un certain nombre de normes. Tant au regard de l’inspection du travail, de la médecine du travail que des règles de sécurité.
Un architecte d’intérieur t’apporte l’expérience nécessaire pour réussir ton projet d’aménagement de bureaux du premier coup. En plus, il est déjà assisté d’une équipe de juristes dédiés. Ceux-ci pourront s’assurer que toutes les dispositions légales sont bien respectées.
Aménagement de bureaux, pourquoi ?
Mener à bien ton aménagement de bureaux procure de nombreux avantages. Autant du point de vue de tes employés que pour ton entreprise. Comme nous l’évoquions plus tôt, la vision du travail des nouvelles générations a évolué. Cette main d’œuvre met principalement en avant sa vie privée et recherche un sentiment d’accomplissement personnel. De fait, ils sont facilement attirés par la nouveauté et toute opportunité. Les fidéliser et faire fructifier leur expérience au sein de ta société est chaque jour plus compliqué. Aussi, il est important de leur proposer un cadre de travail satisfaisant, confortable et agréable.
Rester concurrentiel
Comme tu le sais, il est courant pour les entreprises de faire appel à des chasseurs de tête pour dénicher les gens les plus doués. Ceux-ci n’hésitent pas à aller directement débaucher chez les concurrents. Les start-up misent énormément sur le confort au travail pour attirer de nouveaux employés. Une grande partie de leurs levées de fonds est attribuée à l’amélioration des conditions de travail. Salles de jeux, salle de repos, cuisine, équipements, etc. sont prévus dès le choix du local.
Séduire de nouveaux collaborateurs talentueux
Si fidéliser tes employés est déjà positif, il faut savoir attirer les nouveaux talents qui arrivent sur le marché du travail. Aujourd’hui, les entreprises regorgent de moyens pour séduire ce personnel talentueux. Espaces de confort, salles de repos, avantages sociaux, etc. Aussi, il faut se mettre au niveau et un aménagement de bureaux te permet de te démarquer des autres employeurs. L’agencement des locaux professionnels est un des critères de choix pour choisir une entreprise plutôt qu’une autre.
Convaincre tes prospects
Tes bureaux sont la première chose que verra un de tes rendez-vous. Que ce soit en salle d’attente ou lorsque tu le guide vers ta salle de réunion, ton rendez-vous posera son regard partout sur tes bureaux. Montrer un espace de travail propre, ordonné et agréable ne peut que le convaincre de ton sérieux et de la qualité de tes prestations. Aussi, lui présenter un agencement de bureaux professionnel est forcément un point positif. En plus de lui montrer la modernité de ton business.
Des employés productifs et créatifs
Comme tu t’en doutes, un lieu de travail est d’abord pensé pour que tes employés puissent être au maximum de leurs capacités productives et créatives. Il s’agit pour eux de se concentrer sur leur tâche et le mener du mieux possible. Or, si un collaborateur est régulièrement gêné par des défauts ou des manques, il ne pourra travailler correctement. Sans parler d’une baisse de motivation potentielle.
Un employé démotivé parce qu’il se sent mal au travail ne pourra mener à bien ses tâches. En plus de peut-être se limiter au minimum, il pourrait prendre du retard dans son travail. Parfois, de tous petits détails répétés peuvent suffire à créer cette gêne. C’est aussi pour cela qu’il est important de faire appel à un architecte d’intérieur. En effet, connaît tous ces faux pas possibles et est en mesure de les éviter. Nous évoquions plus tôt les douleurs musculaires causées par un mauvais rapport de hauteur entre les meubles. Cela fait exactement partie de ces petites choses auxquelles on ne pense pas.
Les 5 notions à respecter pour réussir ton aménagement de bureaux
Maintenant que nous avons listé toutes les bonnes raisons de rénover tes bureaux, il est important de lister tout ce qu’il faut bien faire pour réussir ton projet. Il existe différentes notions et principes à respecter. De nombreux facteurs sont à prendre en compte pour faire tes choix d’agencement. Certains se basent sur le domaine d’activité de ton entreprise, d’autres sur sa taille et enfin sur le poste qu’occupent tes employés.
Comme tu t’en doutes, le bureau d’un comptable ne sera pas le même que celui d’un commercial.
1. Quel type de bureaux ?
C’est la grande question du monde du travail contemporain. La vision des locaux professionnels a énormément évolué depuis plusieurs années. Open-space ou cloisons, telle est la question. Chacun des deux présente ses avantages et il n’y a pas de réponse tranchée. Certains vont préférer l’intimité qu’offrent des bureaux fermés ainsi que la tranquillité qu’ils offrent. D’autres vont préfèreront le côté convivial et social de l’open-space. Ce choix est généralement dicté par ton domaine d’activité. Une agence de comptabilité et un cabinet d’avocat préfèreront évidemment des bureaux individuels ou en équipe. Tandis qu’une entreprise liées aux nouvelles technologies va mettre en avant l’ouverture sociale de l’open-space.
2. Faire la liste des besoins de tes employés
C’est ce que nous disions. Chacun de tes employés a ses propres besoins, notamment en fonction de son poste. Un comptable qui doit se concentrer sur ses tableurs sera forcément dérangé par un commercial au téléphone. De plus, il aura besoin de rangements pour les livres de compte. Tandis qu’un commercial aura forcément besoin de plus d’espace pour avoir toutes ses notes sous les yeux lorsqu’il est au téléphone avec un client.
2. La communication au sein de la société
Certains services ont besoin de communiquer entre eux, aussi il ne faut pas les éloigner pour éviter les allers-retours incessants. Généralement, les commerciaux communiquent beaucoup avec le service marketing. Les rapprocher, sans les fusionner, permet de réduire la perte de temps due aux déplacements.
3. Choisir la bonne route
Lorsque tu as un rendez-vous avec un prospect, il peut être intéressant de lui présenter en quelques mots ton entreprise. Sans positionner tes salles de réunion ou ton bureau à l’autre bout de l’espace de travail, prévoir un petit tour du propriétaire est un bon moyen de faire bonne impression.
4. Correctement choisir les emplacements stratégiques
Dans une entreprise il y a trois lieux stratégiques. L’imprimante, la machine à café et les toilettes. Leur positionnement influe grandement sur le sentiment de confort de tes employés.
Un exemple simple, excentrer la machine à café c’est prendre le risque d’isoler des autres ceux qui ont besoin de prendre une pause. Il est courant de centrer la machine à café et de la mettre dans ce que l’on appelle un phonebox. Une petite salle en verrière qui permet de voir et d’être vu sans déranger les autres par ses discussions.
Autre exemple édifiant. Certaines entreprises ont tendance à isoler l’imprimante. Pourtant, il arrive qu’un employé, dû à la mission actuelle, se trouve de corvée d’imprimante. S’il se sent seul et oublié alors qu’il multiplie les impressions et les copies, la tâche n’en sera que plus déplaisante et démotivante.
5. Quels sont les espaces dont tu as besoins ?
Nous le précisions, certaines parties de ton agencement de bureaux sont liées à la taille de ta structure. Une société de vingt ou trente employés n’aura pas les mêmes besoins qu’une de cinquante. Avec un grand nombre d’employés, des services supplémentaires sont à proposer.
Salle de réunion
Une salle de réunion confortable et bien agencée libère la parole. Les techniques de brainstorming ont révélé leur efficacité, aussi il est important de permettre à tes collaborateurs de pouvoir partager leurs idées facilement. Une salle de réunion dotée d’un grand écran ou un vidéoprojecteur permet d’afficher les projets en cours et d’augmenter la collaborativité.
Cafétéria
Passé un certain nombre d’employés, une société est tenue légalement de proposer un service de restauration. Cependant, tu peux déjà proposer un espace dédié à la prise des repas. Séparé de la salle de repos pour permettre de bien différencier les deux. Prendre sa pause déjeuner dans la salle de repos peut malencontreusement mélanger ces deux moments et créer une perte de productivité dans l’après-midi. Sans parler du désagrément que cela peut causer pour tes employés s’ils sont mélangés à ce moment.
Salle de repos
Une salle de repos porte bien son nom. Les statistiques et les études récentes ont montré qu’un temps de travail trop élevé ne permet en réalité pas d’augmenter la productivité, voire la baisse. On l’a particulièrement remarqué avec les pays asiatiques où les horaires de bureaux sont très soutenus et importants. Créer une salle de repos bien distincte et dédiée permet à tes salariés de s’aérer l’esprit.
Zone fumeur
Depuis 2007 il est formellement interdit de fumer dans un lieu clos public et depuis 2017 cela vaut aussi pour la cigarette électronique. Cependant, plus d’un tiers des Français sont fumeurs en 2022. Bien que ce chiffre continue de baisser, la pause cigarette est toujours une tradition importante. Pourtant, sa durée peut être étendue du fait des longs trajets à parcourir. Devoir se rendre jusqu’à la sortie, prendre l’ascenseur, sortir du bâtiment, puis revenir. Une pause de 5 à 10 minutes peut rapidement se transformer en une vingtaine de minutes du fait de tous ces déplacements.
Cependant, il est possible de créer une zone fumeur en entreprise, pour peu que l’on respecte la législation. En plus de réduire cette perte de temps, créer une zone fumeur permet d’éviter d’isoler ses collaborateurs du reste des bureaux. Un simple clos avec un système de renouvellement de l’air, ainsi que quelques tabourets hauts et une table peut déjà leur permettre de se sentir mieux.
Tu as maintenant toutes les cartes en main pour établir au mieux ton plan d’aménagement de bureaux. Il ne te reste qu’à contacter un architecte d’intérieur qui pourra te soutenir et te guider dans ce projet. Faire de l’espace de travail de ton entreprise un lieu agréable et confortable pour tes employés ne pourra que les booster. Ne dit-on pas qu’un employé heureux est un employé productif après tout ?
