explication de la copropriété à des nouveaux résidents

Achat d’un logement en copropriété, syndic et conseil syndical, assemblée générale, règlement de copropriété, immatriculation de copropriété, charges et travaux… Tant de termes qui ne te dise rien ? Pas de panique. Dans cet article, Architoi t’explique tout ce que tu dois savoir sur la copropriété. 

Définition de la copropriété 

Dans le cadre d’une copropriété, plusieurs personnes se partagent la propriété d’un immeuble dit collectif. De ce fait, les personnes dites copropriétaires sont soumis à des responsabilités administratives et financières. Néanmoins, la gestion d’une copropriété n’est pas directement assurée par les copropriétaires mais par un syndic de copropriété et son conseil syndical. 

En France, c’est la loi du 10 juillet 1965 qui régit le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Dans l’article 1 de cette loi, est définit ce qu’est la copropriété aussi surnommée « copro ». Ainsi, une copropriété est un immeuble ou un groupe d’immeubles qui a pour visée d’être habité partiellement ou totalement. Les copropriétaires sont eux, les personnes qui se partage la propriété des différents appartements d’un immeuble qu’on appelle légalement lot. Ce lot contient une partie privative et collective aussi dite « quote-part » des parties communes. Cette quote-part des parties communes correspond aux espaces partagés par les différents copropriétaires : voies d’accès, espaces verts…

Le modèle le plus répandu de copropriété est la copropriété dite verticale, c’est à dire la gestion d’un immeuble collectif. Mais il est bon de savoir qu’il existe la copropriété horizontale. Elle correspond à la vente de bien privé sur un terrain lui collectif. Par exemple, dans le cas d’un quartier résidentiel. 

L’achat d’un logement en copropriété 

achat d'un logement en copropriété

Un achat en copropriété correspond à devenir propriétaire d’un lot au sein d’un bâti qui en compte plusieurs et appartenant à d’autres personnes. Automatiquement, tout nouveau copropriétaire intègre la collectivité des propriétaires en tant que membre.  On l’appelle plus communément le syndicat des copropriétaires. De ce fait il peut ensuite accéder aux espaces collectifs et équipements communs. En revanche il devra en contrepartie s’acquitter à hauteur de ses tantièmes de copropriété aux dépenses d’entretien de ces parties communes ou équipements communs.  De plus, il devra s’acquitter des dépenses de fonctionnement de la copropriété. C’est à dire les assurances, honoraires du syndics, etc. 

A noter que les futurs copropriétaires se doivent de budgétiser ces dépenses à venir lors de leur achat. Le syndic devra lui de son côté fournir au futur copropriétaire un état daté. Cela signifie qu’il recevra un document dans lequel figure le montant de ses futures charges. Attention, les frais liés à l’état daté sont à la charge du vendeur et plafonnés à 380 euros depuis le 1er juin 2020. 

Les vérifications à faire avant un achat en copropriété

Avant de te lancer dans l’achat d’un lot en copropriété, il est important que tu te renseigne sur certains points. Outre le montant des charges de copropriété qui doivent être mentionnées dans l’annonce, il faut que tu prêtes attention à : 

– L’état du logement, cela peut se faire par la consultation du diagnostic technique. Le diagnostic technique comprend notamment le diagnostic de performance énergétique de l’immeuble (DPE), l’état de l’installation d’électricité et de gaz au sein de l’immeuble, un état parasitaire au sein de l’immeuble, etc. 

  • L’état d’entretien de l’immeuble, cela se fait via la consultation du carnet d’entretien de l’immeuble. Ainsi tu sauras si des travaux de ravalement de façade sont à prévoir, les coûts liés à l’entretien du système de gaz, les assurances… Des éléments à prendre en contre dans ton budget ! 
  • L’environnement de l’immeuble, cela correspond aux conditions et risques qui s’exposent à ton immeuble. La consultation de ces infos peuvent se faire via la mairie ou sur le site du gouvernement qui répertorient les risques en fonction des régions. 

A noter que toutes ces constatations sont importantes car elles vont influer sur ton budget et limiteront les mauvaises surprises ! Tu peux même te faire accompagner par un professionnel du secteur afin de réaliser ses vérifications au mieux !

Les documents et informations à obtenir 

Lors de la signature de la promesse de vente ou du compromis de vente un certain nombre de documents et informations doivent être fournies à l’acquéreur concernant la copropriété. 

La liste des documents 

  • La fiche synthétique de la copropriété, qui regroupe toutes les informations financières et techniques de la copropriété 
  • Les procès-verbaux des assemblées générales des 3 années années précédant l’achat, dans lesquels sont indiquées les décisions votées par la copropriété (budget, travaux à venir, etc.)
  • L’état descriptif de division (EDD) et le règlement de copropriété (RC) qui définissent les règles de fonctionnement de la copropriété mais également la répartition des charges, la définition des lots et les conditions d’utilisation des parties communes et privatives. 
  • Le montant des charges de copropriété payées par le vendeur lors des deux derniers exercices comptables précédant la vente 
  • Les potentiels impayés au sein de la copropriété et dettes à l’égard des fournisseurs d’énergie (électricité, gaz, fioul, etc.) 
  • Les futurs déboursements dont va devoir s’acquitter l’acheteur au profit de la copropriété 
  • La superficie exacte du lot de l’acquéreur doit figurer dans l’acte de vente et même dans l’avant contrat. Par ailleurs, nous te recommandons de compléter ces données par l’expertise d’un professionnel pour s’assurer de la véracités des informations qui te sont données. Imaginons que la superficie soit plus petite de plus de 5% de celle mentionnée dans l’acte de vente, alors tu pourras faire une demande demande au juge pour obtenir une diminution du prix de vente. 
  • Les diagnostiques techniques devront t’être remis comme on te la précédemment indiqué 
  • Une notice d’information concernant les droits et devoirs des copropriétaires 

Tous ces documents devront être joints au projet d’acte de vente signé avec le notaire ou avec la promesse de vente directement si toutefois il y en a une. Avec accord de l’acquéreur, tous ces documents peuvent être remis physiquement (imprimés) ou alors sous un format dématérialisé (clé usb, mail, etc.). 

Les obligations d’assurance 

En tant que copropriétaire, tout acquéreur a pour obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile, afin de couvrir les potentiels dégâts subis ou ceux causés à un tiers. Autre assurance cette fois pas obligatoire mais que nous recommandons pour l’acquéreur, souscrire à une assurance multirisques habitation pour couvrir les éventuels dégâts vis à vis du logement, du mobilier, etc. 

De son coté, le syndic de copropriété a aussi des obligations d’assurance. Il doit avoir souscrit à une assurance multirisques concernant les parties communes de la copropriété (toiture, murs porteurs, structure,…). Cette assurance couvre les potentiels dommages (dégât des eaux, incendie, etc.) et la responsabilité civile de la copropriété  pour des dommages qu’elle pourrait causer (blessure d’un tiers dans les escaliers mal entretenu par exemple). 

Dès la notification de la vente émise par le notaire, le nouveau propriétaire se doit de régulariser les provisions pour charges, ainsi que les appels de fonds pour travaux. 

Le fonctionnement d’une copropriété        

le fonctionnement d'une copropriété

Pour comprendre le fonctionnement d’une copropriété il est important que tu saches qu’il repose sur 3 groupes qui ont différentes fonctions et vocations : le syndic, le syndicat de copropriété et enfin le conseil syndical. 

Le syndicat de copropriété et son assemblée générale 

Le syndicat de copropriété est composé de l’ensemble des copropriétaires et est le propriétaire des parties communes et équipements communs. De ce fait c’est le syndicat de copropriété qui a la gestion de ces parties communes et doit gérer leur amélioration, conservation et la défenses des droits communs des copropriétaires. Enfin, le syndicat de copropriété a des droits et des obligations, par conséquent il peut voir sa responsabilité engagée comme nous te l’expliquions précédemment. 

Le syndicat de copropriété se réunit en assemblée générale. L’assemblée générale est une instance qui s’occupe de réunir les copropriétaires. C’est une sorte de réunion dans laquelle sont prises les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. Lors de cette réunion les copropriétaires peuvent notamment voter un budget pour l’année à venir, nommer le syndic, décider des travaux à venir… Cette assemblée générale a lieu au minimum une fois par an. Dans le cas précis où la copropriété est composée de plusieurs bâtiments les copropriétaires peuvent décider de fonder un syndicat de copropriété secondaire qui s’occupe d’un bâtiment précis en plus de faire partie du syndicat principal. 

A noter que si une action en justice doit être menée elle sera faite via l’intermédiaire du syndic de copropriété. 

Le syndic de copropriété

Le syndic de copropriété est un élément très important de la copropriété. Mandaté par le syndicat des copropriétaires, il a différentes missions :

  • assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des décisions prises par l’assemblée générale
  • Administrer l’immeuble
  • Tenir compte de la comptabilité du syndicat de l’immeuble 
  • Représenter le syndicat des copropriétaires. 
  • Conseiller, assister et informer le syndicat des copropriétaires 

Le syndicat de copropriété peut être professionnel ou non, et est responsable devant le syndicat de la bonne exécution de la mission qui lui est confiée. 

Le choix du syndic de copropriété 

La copropriété peut prendre un syndic professionnel ou un syndic non professionnel (un copropriétaire). 

Le syndic professionnel 

Le syndic professionnel est titulaire d’une carte « gestion immobilière » ou « syndic ». Ce dernier doit jouir d’une garantie financière permettant la restitution des sommes versées par les copropriétaires. De plus, il doit avoir une assurance couvrant sa responsabilité civile et professionnelle. La mission du syndic est définie dans le contrat qui le lie au syndicat des copropriétaires. Ce contrat est soumis à l’approbation de l’assemblée générale, mais est librement construit entre le syndic et le syndicat des copropriétaires. 

Le syndic non professionnel ou bénévole

Le syndic non professionnel, lui, est un copropriétaire. Il peut intervenir à titre gratuit et se faire rembourser uniquement les frais exposés ou être rémunéré par la copropriété. Il n’a pas l’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile mais il a intérêt à le faire. A noter que les frais de cette assurance sont pris en charge par la copropriété. 

syndic de copropriété

Dans le cadre de la nomination du syndic, le conseil syndical procède à une mise en concurrence des contrats avant l’assemblée générale. Les copropriétaires peuvent également eux-mêmes proposer la candidature d’un ou plusieurs syndics. 

C’est ensuite l’assemblée générale qui vote pour désigner son syndic. Il est désigné à la majorité absolue. Dans le cas où l’assemblée n’arrive pas à se mettre d’accord, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire. Ce dernier peut être saisi par : 

  • Un ou plusieurs copropriétaires 
  • Un ou plusieurs membres du conseil syndical 
  • Le maire de la communie ou le président de l’Établissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI) où se situe la copropriété. 

Dans le cas d’une création de copropriété, les copropriétaires peuvent choisir d’avoir un syndic nommé par le règlement de copropriété ou en convenir eux-mêmes. Ce syndic intérimaire est alors chargé de convoquer la première assemblée générale où le syndic sera nommé. Ce n’est qu’après la mise en concurrence de plusieurs contrats syndicaux exécutés par le conseil syndical ou les copropriétaires qu’il peut continuer à exercer ses fonctions par décision de l’assemblée générale.

En cas d’absence d’assemblée générale des copropriétaires, le syndic peut être nommé par un ou plusieurs copropriétaires, le président d’un tribunal saisi par un membre du conseil syndical, le maire d’une commune ou le président d’un Établissement public de coopération intercommunale en charge des questions d’habitat (EPCI). 

La forme coopérative 

Certaines copropriétés peuvent choisir la forme coopérative. Dans ce cas, tous les copropriétaires participent à la gestion et à l’administration de la copropriété sans l’intervention du syndic. La constitution d’un conseil syndical est donc obligatoire et un syndic est nommé au sein de ce conseil.

Si vous avez moins de 10 parcelles de copropriété et un budget prévisionnel moyen  inférieur à 15 000 € pour la troisième année consécutive, vous pouvez décider de ne pas avoir de conseil syndical  à la majorité absolue.

Dans ce cas, l’Assemblée Générale procédera directement à la désignation d’un syndic parmi les copropriétaires en exerçant la majorité absolue des droits de vote.

L’assemblée générale peut également nommer :

  • un copropriétaire pour remplacer le syndic en cas d’empêchement ;
  • un ou plusieurs autres copropriétaires ou des tiers qualifiés pour contrôler les comptes du syndicat. 

Le contrat du syndic de copropriété 

Le certificat de syndic créé ou renouvelé doit être conforme à un modèle type. Le contrat du syndic doit notamment préciser la durée de la délégation (mandat), sa date d’entrée en vigueur, les éléments qui déterminent la rémunération du syndic  et les conditions d’exécution de sa mission. 

Le contrat de syndic ne peut pas faire mention d’un barème sur les honoraires spécifiques. Il peut durer jusqu’à 3 ans maximum voire moins, par décision de l’assemblée générale. À chaque reconduction un nouveau contrat doit être établit. 

La rémunération du syndic 

Concernant les prestations relevant de la gestion courante (convocation de l’AG, tenue des documents comptables, envois des décomptes de charges, etc), la rémunération du syndic est déterminée de manière forfaitaire.

De plus, le syndic peut demander le versement d’honoraires supplémentaires :

  • Dans le cadre de prestations particulières 
  • Dans le cadre de travaux, sa rémunération doit alors être exprimée en pourcentage du montant hors taxe de ces travaux, avec un taux dégressif selon leur importance. Lors de l’assemblée générale dans laquelle est décidée les travaux, le montant de la rémunération du syndic est décidé.

Par ailleurs, le syndic ne peut toucher que 380€ TTC maximum. Et ce pour les honoraires et frais perçus au titre des frais de recouvrement et de l’état daté. 

Les mission du syndic de copropriété 

Assemblée générale de copropriété

Le syndic de copropriété a différentes missions établies en 3 grands types : la gestion administrative, la gestion technique, la gestion financière 

La gestion administrative 

Dans le cadre de la gestion administrative, le syndic de copropriété a différentes taches : 

  • exécuter les décisions prises par l’assemblée générale
  • s’assurer du respect du règlement de copropriété 
  • conserver l’ensemble des documents relatifs à la copropriété 
  • tenir à jour la liste de tous les copropriétaires 
  • Convoquer tous les copropriétaires au moins une fois par an à une assemblée générale 
  • Soumettre au vote des copropriétaires les décisions de l’assemblée générale telles que : 

– constituer des provisions spéciales en vue de faire face à des travaux. 

  souscrire un contrat d’assurance contre les risques de responsabilité civile dont doit répondre le syndicat à la majorité. 

– toute convention passée entre le syndicat et le syndic 

– confier les archives de la copropriété à une entreprise spécialisée 

  • assurer l’information de chaque occupant de l’immeuble des décisions prises par l’assemblée générale
  • Représenter le syndicat des copropriétaires en justice
  • Inscrire la copropriété au registre d’immatriculation et réaliser une fiche synthétique 
  • Mettre à disposition des copropriétaires une note d’information sur les modalités de calcul des charges de chauffage, d’eau chaude et de refroidissement collectifs. 
  • Transmettre aux copropriétaires au moins deux fois par an l’évaluation de la consommation de chaleur et de froid de leur logement. 

Dans le cas d’un syndic professionnel, celui-ci met à disposition des copropriétaires et du conseil syndical un accès en ligne sécurisé à tous les documents relatifs à la gestion de l’immeuble. 

La gestion technique 

D’un point de vue de la gestion technique, le syndic a pour mission : 

  • d’administrer l’immeuble, s’occuper de sa bonne conservation, sa protection (garde) et à son entretien. 
  • Conclure au nom du syndicat divers contrats : recrutement du personnel de la copropriété, contrats de fourniture de combustible, police d’assurance. 
  • Etablir et mettre à jour un carnet d’entretien de l’immeuble 
La gestion financière et comptable 

D’un point de vue de la gestion financière et comptable, le syndic a pour mission : 

  • établir le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical 
  • Établir les comptes du syndicat et les annexes 
  • Tenir la comptabilité du syndicat en faisant apparaitre la position de chaque copropriétaire au sein du syndicat et assurer le recouvrement des charges. 
  • Ouvrir un compte séparé pour les fonds de la copropriété et un second lorsqu’un fonds de travaux est constitué. 

Le conseil syndical 

Le conseil syndical est élément important de la copropriété. C’est lui qui assiste et contrôle la gestion du syndic. Dans la majorité des cas, les copropriétés possèdent un conseil syndical. Néanmoins, l’assemblée générale peut décider ne pas avoir de conseil syndical par un vote. 

Le conseil syndical est composé de copropriétaires élus par l’assemblée générale. Néanmoins seuls peuvent être membre du conseil syndical : 

  • les copropriétaires 
  • Les bénéficiaires d’un contrat de location-accession ou d’une vente à terme. 
  • Les représentants légaux des copropriétaires 
  • Les ascendants ou descendants des copropriétaires 
  • Les usufruitiers (personne bénéficiant du droit de percevoir les loyers et l’usage d’un bien) 
  • Les conjoints, ou  partenaires liés par un Pacs 

A contrario, ne peuvent être membre du conseil syndical tous les membres du syndics ou les personnes proches de lui à savoir :

  • Le conjoint ou partenaire lié par un Pacs du syndic
  • Les membres de la famille du syndic
  • Les salariés, associés ou futurs associés du syndic. 

Les membres du syndic de copropriété sont nommés par l’assemblée générale à la majorité absolue. Dans le cas où personne ne se présente, l’impossibilité de créer de conseil syndical est constatée dans le procès-verbal de l’assemblée générale et devra être notifiée par le syndic à tous les copropriétaires sous un délai d’un mois. A l’issue de ce délai, les copropriétaires peuvent choisir de ne pas instituer de conseil syndical ou d’obtenir la désignation des membres du conseil syndical par décision de justice. A noter que le juge peut également décider que l’instauration d’un conseil syndical est impossible. 

Les fonctions au sein du conseil syndical 

Le conseil syndical nomme un président en son sein. Les fonctions de président ou de membre du conseil syndical ne sont pas rémunérées. Pour ce qui est de la durée du mandat de membre du conseil syndical il est de 3 ans maximum (renouvelable) mais le règlement de copropriété ou l’assemblée générale peuvent imposer une durée plus courte. 

Les missions du conseil syndical 

L’organisation et le fonctionnement du conseil syndical est fixée par le règlement de copropriété ou l’assemblée générale. Le rôle du conseil syndical est d’assister et de contrôler la gestion du syndic, notamment :

  • L’élaboration du budget prévisionnel dont il suit l’exécution
  • Les conditions dans lesquelles sont passées et exécutées les marchés et contrats 
  • La répartition des dépenses 
  • La comptabilité du syndicat 

Afin de réaliser au mieux ce contrôle du syndic, la copie des relevés du compte ou du sous-compte bancaire de la copropriété est mis à la disposition du conseil syndical. 

Il a également un droit de regard sur toutes les pièces et documents se rapportant à la gestion administrative de la copropriété. 

En cas de défaut de transmission des pièces demandées par le conseil syndical au syndic, le syndic s’expose à une sanction pécuniaire. Il dispose d’un mois pour transmettre les pièces sinon quoi 15 euros par jours de retard seront imputés des honoraires de base du syndic mentionnés dans le contrat. 

Les obligations du syndic envers le conseil syndical

Le conseil syndical donne son avis au syndic ou à l’assemblée générale sur toutes les questions pour lesquelles il est consulté par le syndicat. Néanmoins, il doit obligatoirement être consulté par le syndic : 

  • en cas de renouvellement du syndic, il peut donner son avis à l’assemblée générale pour l’aider dans son choix. Dans ce cas, le conseil syndical procède à une mise en concurrence des projets de contrats de syndic. 
  • Avant le vote des travaux, dès lors que le syndic passe un marché dont le montant dépasse une certaine somme fixée par l’assemblée générale. 
  • En cas de travaux urgents liés à la sauvegarde de l’immeuble et impliquant le versement d’un acompte. Le syndic pourra réclamer ce versement de la part des copropriétaires qu’après avoir consulté le conseil syndical. 

Enfin le conseil syndical peut se voir confier des missions ou délégations par l’assemblée générale pour une durée déterminée. Dans le cas où il est autorisés à faire des dépenses, ses dernières sont déterminées par l’assemblée générale. En cas du carence du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer l’assemblée générale. 

A noter, le conseil syndical n’a aucune personnalité morale. De ce fait, il ne peut voir sa responsabilité engagée et participer à des actions en justice. Cependant il doit tenir compte annuellement de sa mission devant l’assemblée générale. 

Le règlement de copropriété 

le règlement de copropriété

Le règlement de copropriété est défini dès la création de la copropriété. Ce document dresse les règles de fonctionnement de l’immeuble et organise la vie en copropriété. Il précise les droits et les obligations de chaque copropriétaire. Par exemple, il précise le nombre maximum de propriétaires pouvant être même du conseil syndical, ou les conditions pour convoquer une assemblée générale. Il fait également état des charges auxquelles chacun doit contribuer. De plus, les règlements de copropriété publiés depuis le 31 décembre 2002 doivent préciser de quelle façon les quotes-parts des parties communes sont calculées et les charges réparties. 

Afin de connaitre la numérotation des lots, les tantièmes ou les charges de chaque lot, vous pouvez consulter l’état descriptif de division qui peut être annexé au règlement de copropriété.

L’immatriculation des copropriétés

Immatriculer sa copropriété est une obligation. Immatriculer sa copropriété signifie l’inscrire auprès d’un registre national. Cette mission est celle du syndic, qu’il soit bénévole ou professionnel. Cette démarche est gratuite ainsi que la mise à jour annuelle des informations. Le registre répertorie l’identité de la copropriété (composition, adresse, taille, âge), sa gouvernance (le syndic et s’il est professionnel ou non), son bâti, ses éventuelles procédures administratives ou judiciaires en cours, et ses finances. 

Alexandre Crouzet